はじめに
新型コロナウイルスの流行に伴い、多くの企業がリモートワークを導入しました。そんな情勢下で、企業内外のテキストコミュニケーションの割合が増え、メールより気軽なビジネスチャットの使用が一気に増えました。これからもビジネスチャットの使用は増えていくと予想されます。チャットツールの効果的な活用法やビジネスで使いやすいおすすめのツールを紹介します。
ビジネスチャットの使用機会はこれからも増える
世界的に見ると、日本は他国に比べてチャットツールの導入が遅れているといわれます。総務省が発表した「平成30年版 情報通信白書｜ビジネスICTツールの利用状況」によると、チャット利用率の国際比較は以下の通りでした。
- 日本23.70%
- アメリカ67.40%
- イギリス55.90%
- ドイツ50.60%
日本政府は働き方改革の一貫として、チャットツールをはじめとしたビジネスICTツールの導入による業務効率化を以前から推奨していました。2017年2月時点の伊藤忠ソリューションズの調査では、売上規模 100 億円以上・従業員数 200名以上の企業の28.1％がビジネスチャットを導入済という結果が示されており、新型コロナウイルスの影響でさらにそのシェアが拡大したと考えられています。
おすすめビジネスチャットツール比較
ビジネスチャットのツールは国内外さまざまなサービスがあります。せっかく使用するのなら、自社のビジネススタイルに合ったツールを選びたいものです。また社外での取引にも使うのであれば、外部の人を招待したときの使いやすさもチェックすべきです。今回は、日本企業で多く用いられているおすすめのビジネスチャットツール5選を比較してみました。
Chatwork
Chatwork（チャットワーク）は国内で設計・開発されたビジネスチャットです。利用者数は国内ナンバー1の実績を誇り、2020年4月時点で導入企業が25万7000社を突破しました。最大の特徴は、ITが苦手な人でも使いやすいシンプルな設計です。担当しているタスクの一覧表示や期限の設定など、グループごとに設定できる充実したタスク管理機能も使い勝手がよく、必要に応じて経費精算システムや受付システムなど他サービスとも連携できます。また、社外の人をグループに追加してやり取りを行うのも容易です。国内のチャットツールなので運用サポートも手厚く、困ったときの問い合わせもスムーズです。IT関係に自信がない場合は特に導入しやすいツールといえるでしょう。
Slack
Slack（スラック）はアメリカ生まれのSlack Technology.incが設計・開発したツールであり、Chatworkと同じく国内でのシェアをどんどん拡大しているビジネスチャットです。2019年12月時点で、デイリーのアクティブユーザー数は1,200万人程といわれています。連携機能が2000以上あるため、業務の必要に応じて機能を自在に追加できる点がSlackの強みでしょう。ワークスペースとよばれる組織全体のスペースをいくつも作成でき、その中にさらにチームごとのチャンネルを構築できます。カスタマイズの自由度が高さから、特に社内エンジニアのいるIT企業で好まれるビジネスチャットツールです。
LINE WORKS
スマートフォンの導入などを行うコネクシオ株式会社が提供するビジネスチャットがLINEWORKS（ラインワークス）です、利用率96％を誇るコミュニケーションツールLINEのユーザーインターフェースを用いているため、同じような感覚で使えるというメリットがあります。トークやカレンダー共有のほか、LINEのようにスタンプでのやり取りも可能です。社外のLINE WORKSユーザーやLINEユーザーとも簡単にコミュニケーションが取れるため、日頃の業務のやり取りでLINEを使っているなら、ビジネス用のLINEWORKSへの移行を検討するとよいでしょう。
Microsoft Teams
Microsoft Teams（マイクロソフトチームス）は、Microsoft社が運営する「Office 365」のチームコラボレーションサービスです。チャットだけではなく、映像・音声によるWeb会議にも対応しています。Office365のサービスに含まれているため、Office365のユーザーであれば追加料金不要で利用できるのもメリットといえるでしょうiOSやMacでも利用可能です。他のOffice製品ともシームレスな連携ができるため、Office365を業務の主軸として活用しているのであれば、ぜひTeamsの導入を視野に入れましょう。
Workplace
Workplace（ワークプレイス）は、Facebookの画面や仕様をそのまま活用し、ビジネスでの用途や要望に応えるための各種機能を詰め込んだビジネス用SNSです。Workplaceの中には、ビジネスチャットとしてFacebook Messengerとほぼ同仕様のWorkchatも用意されています。
Workplaceの特徴は、社内や社外メンバーと案件ごとにグループを作ってスムーズな情報共有ができ、ボット機能など各サービスと連携してさらなる業務効率化が図れる点にあります。もし業務でFacebookを使っているのであれば、ビジネス版の高セキュリティが担保されたWorkplaceの利用をおすすめします。
Discord
Discord（ディコード）は、アメリカのDiscord inc.が提供する、無料のボイスチャットツールです。ゲーマー向けツールとして有名ですが、近年ではビジネスの現場で使用する企業も増えています。Discordの特徴は、動作が軽快で、高品質なボイスチャットが出来ることでしょう。無料プランでも使用できる機能が多く、ビジネス利用でも無料版で十分な役割を果たします。ビジネスチャットに費用をかけずに気軽に始めたい場合、Discordは最適なツールといえるでしょう。
ビジネスチャットの活用方法
ビジネスチャットを導入した後は、社内外のコミュニケーションで積極的に活用したいものです。具体的な活用のポイントとして次の5ポイントを心がけましょう。
- リアクションで気軽にコミュニケーションする
- リマインド機能で大事なメッセージを見逃さない
- 長文を避けて、小分けにメッセージを送る
- あえてメールマナーを持ち込まない
- 他要素認証（MFA）でセキュリティ強化
それぞれくわしく解説します。
リアクションで気軽なコミュニケーションができる
最近のビジネスチャットツールには、簡単な応答を行うためにリアクション機能が搭載されています。LINEWORKSであればスタンプが該当するでしょう。こういった機能を使うことで、お礼や感謝、同意、否定などを即座に返信できます。無機質になりやすいテキストのやり取りで気軽に感情が伝えられる機能なので、うまく使えばコミュニケーションを円滑にできます。深刻なお詫びには不向きですが、日頃の軽いリレーションの一環としてぜひリアクションを取り入れてみましょう。
リマインド機能の活用で大事なメッセージを見逃さない
ビジネスチャットのスレッドでは、毎日大量のメッセージが流れていきます。大事なメッセージを見逃さないためには、リマインド機能の活用が重要です。特に、自分に対する依頼ごとや後でしっかり読み直したい内容などは、まずリマインド設定するクセをつけましょう。そうすれば、後からメッセージが容易に見直せます。ほとんどのビジネスチャットに搭載されている機能なので、導入前に確認しておくことをおすすめします。
メッセージは長文を避けて、小分けにしよう
ビジネスチャットでメッセージを送る場合、メールとは異なり、長文で大量の情報を送るのは不向きです。文章はシンプルに、かつ主張ごとに小分けして送るほうが、相手に自分の意図が伝わりやすくなります。過度な装飾や過剰な敬語、論理を曖昧にする書き方はビジネスチャットでのコミュニケーションを妨げます。もしビジネスチャットでの自分の意図が伝わりにくいと感じたら、たとえばPREP法を使い
- 主張（Point）
- 理由（Reason）
- 具体例（Example）
- 主張（Point）
の4パートを意識し、小分けのメッセージ構成を試してみましょう。
メールマナーはあまり持ち込まないようにしよう
いわゆる儀礼的なメールマナーは、気軽なやりとりが持ち味のビジネスチャットでは不向きです。たとえば文頭の「お世話になっております」や締めくくりの「以上、よろしくお願いします」などをもしビジネスチャットで多用すると、コミュニケーション効率を悪化させてしまいます。とはいえ、目上へのメッセージマナーが気になる人もいるでしょう。その場合、たとえば立場を問わずシンプルかつフラットなやり取りをするという運用ルールをあらかじめ用意し、心理的安全性を確保しておくと安心です。
多要素認証（MFA）でセキュリティを強化しよう
ビジネスチャットでは、社内の機密情報を含め、様々なレベルの情報が行き交います。大事な情報が不用意に外部にもれないよう、アカウントの設定としてぜひ多要素認証(MFA)を有効化しておきましょう。多要素認証は、ビジネスチャットによっては無料プランでは搭載されておらず、有料プランのみの機能になっているケースがあります。多要素認証(MFA)を有効化していなかったために情報漏洩を起こしてしまった企業事例も散見されるため、社内ルールとしてMFA設定の義務化をおすすめします。
ビジネスチャットのマナーとは
通常のビジネスメールとは異なり、ビジネスチャットにはチャットツールならではのマナーがあります。一般的には、次の5つのポイントを留意すべきでしょう。
- 検索ワードをメッセージ内に盛り込む
- 返信はなるべく早くする
- 気遣いと思いやりを意識する
- 正しい日本語を使う
- ビジネストークであることを留意する
それぞれのマナーの背景事情や具体的な配慮の仕方について説明します。
検索ワードを意識してメッセージに盛り込もう
ビジネスチャットは、後からメッセージ履歴を検索することを想定し、あらかじめキーワードを文中に入れるのがマナーです。業務の中では、定期的な報告や相談にはテンプレートを使用することがあるでしょう。たとえば「営業報告」というワードをテンプレート内で他のメンバー全員が使っているにもかかわらず、ひとりだけ「活動報告」と書いていたらどうなるでしょうか。後から検索して、営業実績を管理する際に、その人の報告だけ見落としてしまうリスクが高まります。特に見落としたくない重要な情報は、事前に使用する検索ワードを社内で決定しておくとよいでしょう。
返信はなるべく早めにしよう
ビジネスチャットの利点の一つが、スピーディなやり取りが出来ることです。そのため、返信が必要なメッセージに対しては、なるべく早めのレスポンスを行うのがマナーです。
もちろん返信する前に何らかの確認や熟考が必要なケースもあるでしょう。そういった場合も、まずはリアクションなどを使って「読んだ」ことだけでも伝えましょう。できれば「いつまでに返信する」かも合わせて伝えておくと、相手がより安心できます。ちょっとした気遣いの積み重ねが信頼に変わるため、ぜひ日頃から意識してみましょう。
気遣いと思いやりを誰に対しても意識しよう
ビジネスチャットは気軽なやり取りが出来る分、しばしば相手の感情を害するようなやり取りも発生しがちです。形式的なメールマナーは不要ですが、ちょっとしたクッション言葉や相手の状況を察する気遣いと思いやりはビジネスチャットでも積極的に取り入れるべきです。たとえばリアクションで相手にお礼を伝えたり、逆に何か不手際があったら謝罪をしたり、といった細やかなリレーションにも気を配りましょう。
正しい日本語を心がけよう
ビジネスチャットでは、相手の顔や身ぶり手ぶりは伝わりません。そのため、自分が伝えたい内容を相手に誤解なく伝達するには、正しい日本語を使いこなす文章力が必要です。「てにをは」や主語述語、修飾語、５W１Hの情報の整理など、伝えたいことが正しく伝えるためには、メッセージの文章構成に工夫する必要があります。日本語の誤りによって、トラブルに発展するケースもあるため、送信前には必ず文面を見直し、意図が適切に伝わるかどうかをチェックする習慣をつけましょう。
ビジネストークの場である点に留意する
ビジネスチャットは、メールよりもフラットなコミュニケーションが行われる場です。しかし、あくまでもビジネスのやり取りなので、たとえばタメ口を使わないなどの最低限の礼儀は押さえておく必要があるでしょう。社内ルールとしてタメ口を許容する文化があるなら話は別ですが、通常は特に目上の人や社外のお客様に対しては「ですます調」で話しかけるべきです。友人同士の会話のようにフランクになりすぎないよう、注意しましょう。
まとめ
ビジネスチャットの活用法についてまとめると、ポイントは以下のとおりです。
- 日本ではチャットツールの利用率が国際比較では低かったが、今後ビジネスチャットを活用する日本企業も増加する見込みである
- ChatworkやSlack、LINEWORKS、MicrosoftTeams、Discordなど、すでに定評のあるルールの中から自社のビジネスに合ったものを選ぼう
- ビジネスチャットならではのマナーや活用ルールがあるため、事前に社内の運用ルールを確認しておくと安心である
まだビジネスチャットを導入していない場合は、適切なツール選びから始めましょう。今回の記事を参考に、ぜひ比較検討してみてください。