社内報インタビューは質問作成と取材準備が成功のカギ

社内報インタビューは質問作成と取材準備が成功のカギ
社内報の社員インタビューを成功させる取材準備
社内報のインタビュー取材は事前準備が大切

社内報の企画が決まり、取材対象者も決まった。あとは取材当日を待つだけだ……。

ちょっと待ってください。もし社内報担当のあなたが、こんな風に考えているとすれば、非常に危険です。なぜなら「社内報の成否は取材準備にかかっている」と言っても過言ではないからです。

でも、取材準備って何をすればいいかわからないし…

という方向けに、今回は制作会社や社内合わせて社内報取材歴10年以上の筆者が、失敗しない取材準備の掟とコツをまとめました。

社内報の内容を想像しながら、質問内容を作成しよう

まず、やっておくべきことは質問項目の作成です。それは、ヒアリングシートやインタビューシートと言います。それらの作成の手順は大きく以下の3ステップです。

 1.聞くべき内容の洗い出し
2.洗い出した内容の精査と優先順位付け
3.優先度の高い項目の深掘り質問の作
成 

インタビューシート
ヒアリングシート(インタビューシート)の作成は取材の第一歩

1.聞くべき内容の洗い出し

取材対象者が登場するページの企画を再度確認しつつ、取材当日にどのようなことを聞くべきか項目を洗い出します。例えば、新商品について製品開発の担当者にインタビューを行う場合なら、


製品の基本情報および特徴
・開発チームの基本情報
・取材対象者の役割
・開発ストーリー
・開発秘話や○秘エピソード(苦労話や問題点を解決した閃きなど)
・チーム内や他部署・グループ会社との連携
・商品への思い

といった要素は必ず抑えたいところです。

また

・取材対象者の経歴(入社年、これまで関わってきたプロジェクト)
・会社のお気に入りポイント
・オススメの飲食店
・趣味や休日の過ごし方

といったパーソナル部分もヒアリングできれば、深みのある取材になり、読んでいて面白い社内報を制作できます。(趣味などの話は盛り上がる場合が多いので、ウォーミングアップに聞いてみると、本筋のインタビューがスムーズに行える場合もありますよ)

2.洗い出した内容の精査と質問の優先順位付け

このように質問項目を洗い出した後は、紙面・企画の方向性を加味し、記事の制作に必要な質問項目の優先順位をつけて行きます。

例えば、前述の新商品について製品開発の担当者にインタビューする場合でも、紙面・企画のメインが「商品紹介」であるならば、製品の特徴を深掘りする必要があります。一方、「取材対象者」に強く焦点を当てる場合は、取材対象者の役割や個人の開発業務について詳しく聞く必要がありますし、「開発メンバーの頑張り」を記事の目玉にするならば、メンバー間の連携などを深掘りしなければなりません。当然、「紙面に取材対象者のパーソナル情報を必ず入れる」という趣旨の社内報の場合、趣味や休日の過ごし方などについても聞き忘れてはいけません。

当日は限られた時間でヒアリングを行うため、事前に優先度を付けて取りこぼしを防ぐようにします。

3.優先度の高い項目の深掘り質問の作成(質問の具体化)

優先度の高い項目については、深掘りするための、さらなる質問項目を考えておきます。

例をあげてみましょう。開発の苦労話を引き出したい場合だと、どのような苦労があるかを想像していきます。「品質」「納期」「関係会社とのやり取り」「他社製品との競争」「精度向上」「コスト削減」「プロジェクトの方向転換」など、様々なパターンの「苦労」の可能性がありますよね。それらを洗い出して精査し、深掘り質問を作成していきます。

つまり、具体化するということです。

「何か苦労はありましたか?」では、話を引き出せない場合、こちらから具体的なキーワードを投げていくのです。

インタビュアー「何か今回の開発で苦労はありましたか?」

取材対象者「う〜ん…特に苦労ってあったかな…」

インタビュアー「例えば、10月発売が目標ということで、スケジュールが厳しい面もあったのかなあと素人ながら想像するんですけど…」

取材対象者「あ! 確かにそれは大変だったな。と言っても、いつものことだから苦労って言えない体質になっていて(笑)」

インタビュアー「このスケジュールでの開発は絶対大変だと思ったんですよ!間に合わせるための秘策とかあったんでしょうか?」

といったように、話を引き出せます。

逆に「スケジュールは大変じゃなかったよ」という返答がくれば

「それを可能にした要因は何だったんでしょう」という切り返しで、開発秘話に繋げられるかもしれません。もちろん、「スケジュール的な部分は大変じゃなかった」と言われた場合は、スケジュールの話は切り上げ、「でも他社の●●という製品は強力なライバルですよね」などという具合に別の話題を振り直すということもできます。

とにかく大切なのは、深掘りしたい内容について、具体的なキーワードを投げられる準備(ネタの用意)をしておくことです。この深掘り質問を作成する際のコツは、取材当日をイメージすることです。この質問を投げれば、相手はこのように返してくるに違いない。だったらこのように聞き返してみよう…というシミュレーションを繰り返しましょう。そうすると、質問のアイデアが湧いてきますよ。

関係構築も兼ねて
取材対象者にヒアリングシートを送付しよう

ヒアリングシートが完成したら、取材対象者に必ず送付しましょう。取材される側としては、「どんなことを聞かれるんだろう」、「どんな話をすればいいんだろう」、「うまく話せるかな」と不安や緊張が募るもの。そんな時にヒアリングシートがあれば、「この内容について話せばいいのか」と安心できますし、当日までに話をまとめたり、トピックスを用意したりしてくれる可能性も高まり、取材が円滑に進められます。

加えて、取材依頼の際に社内報担当者は、まず上長へのアプローチを行うことが多く、ご本人にはメールのCcでのみ通知が行っているだけの状態…ということも少なくありません。もちろん、直接しっかりとコンタクトを取っている場合もあると思いますが、ヒアリングシートを送るという名目で再度、感謝を伝えましょう。

ヒアリングシートを取材依頼の後に送るメリット

ここまで読んでいただいて、

「ヒアリングシートの作成と送付なんて、取材依頼の際にすでに行っているよ!」という皆様。
それは最高の状態です!

ここまで述べた内容は、取材依頼までには完了しておくのが理想的と言えるでしょう。

しかし、社内報の企画立案、ページごとの取材対象者の選定、取材対象者と上長への取材申し込み、取材日時の決定までをスピーディーに行わなければならない中(取材NGが出た場合は、取材対象者の再選定や企画の練り直しも必要)で、取材依頼までにヒアリングシートを完成させることが難しい場合も多いのが実情です。

私も広報担当になった1年目は、社内調整に追われ時間がない中で作った「中途半端なヒアリングシート」を相手に渡して失敗しかけたことがありました。

中途半端なヒアリングシートを渡すくらいなら、取材依頼の際には、大まかな企画意図を伝える企画書や趣意書だけを渡して「ヒアリングシートは後日送付します」と伝えた方が賢明です。

何より、ヒアリングシートを送るという名目で、取材対象者と接点を確実に持てるのは大きなメリットです。取材対象者と面識のない場合は、取材までにメールでもいいので何度かやりとりを行っておくことで、当日スムーズに取材が行えます。

取材をうまく進めるために、事前取材を行おう

インタビュー取材に対する間違いで一番多いのが「取材って、当日に話を聞けば十分でしょ」という考えです。それは大きなミスリードになりかねません。なぜなら、事前の下調べなしに最適な質問はできないからです。野球のルールやチームの実情を知らずに、野球選手にいきなりインタビューはできないですよね。

何より、取材対象者が「この人何も調べずにインタビューしているな」と思われるのは最悪です。

もしあなたが野球選手で、インタビュアーに「三振ってどういう意味ですか?」と質問されたら、質問に答える気がなくなると思いませんか? 事前取材を行わずに取材に臨むのは、そんなインタビュアーになるということです。

先ほどから例に挙げている、製品開発の担当者へのインタビューの場合でも、製品の概要やプロジェクトメンバーの動きなど、可能な限り事前に情報収集を行いましょう。

取材対象者と同じ部署の同期社員に話を聞いてみたりするのも良い手段です。

広報担当者、社内報担当者は、各部署に、気軽に話を聞ける社員を少なくとも2人は確保しておきましょう。社内での人脈を広げることは広報担当者の最大のメリットであり、必要不可欠なミッションです。

また、いっそのこと取材対象者本人に聞いてみる! という手もあります。

私は、ある企業内で広報を担当していた時、取材対象者にヒアリングシートをメールで送付した後、電話をかけて(会える場合は対面で)、その場で少し話を聞くという手をよく使っていました(笑)。まさに、ヒアリングシートを、取材依頼の後に送るメリットです。

「ヒアリングシートをメールで送付しましたので、取材当日までにお目通しください!」といった確認依頼の電話を切り口に、ヒアリングシートを作成する際に、疑問に思ったことや、調べてもわからなかった点などを聞くのです。これをすれば、疑問点を払拭した状態で当日の取材をスタートできます。もちろん、当日でも聞けますが、説明を聞いたうえで、さらに自分で調べる時間ができるのは大きな違いです。

取材前から、相手との距離を縮められるのも利点です。

準備で撮影時間は短縮できる!
社内報写真撮影に備えよう

社内報担当者は取材と原稿作成だけでなく、写真撮影まで任されることが多いでしょう。

社内報取材の中で、写真撮影が一番心配で、憂鬱と感じる方もたくさんいらっしゃると思います。写真撮影もしっかりと準備をすれば、怖くありません。一つずつ見ていきましょう。

カメラ
カメラは日々進化ており、基本を抑えれば誰でも失敗はしない!

初めてカメラを使う前にすべき5つのこと

まず、初めてカメラを使うという方は、使用するカメラの基本的な操作方法を調べておきましょう。
以下の5点を抑えておけば大丈夫です。

・電源ON・OFF
・オートフォーカス(自動でピントを合わせる機能でAFとも表記されます)
・画像確認方法
・フラッシュON・OFF
・撮影モード(最初はフルオートに合わせておけば、失敗はしません

何かのはずみで、マニュアル操作に切り替わっていることがありますので
(社内カメラの場合、前に使用した人がカメラ好きだと、マニュアルフォーカス(MF)に切り替わったままのことがあるので、要注意!)、オートフォーカスと撮影モードのオート機能の設定は必ずできるようになっておきましょう。

それさえできれば、今のカメラは性能が十分すぎるほど高いので、大失敗することはありません。

また、可能であれば、必ずスマホでもバックアップ撮影しておきましょう。万が一、撮影に使ったカメラのデータが破損しても、スマホのデータを使用できます。何より、現在のスマホのカメラ機能は、一眼レフにひけを取らないばかりか、カメラに詳しくない人の場合だと、スマホで撮影した方が、仕上がりが良くなるケースもあるからです。
(会社の規定でスマホでの撮影が禁止されている場合は絶対に行わないこと!)

「写真が足りない!」防止のため
必要なカット数を確認しよう

撮影前には、社内報のデザインを見て最低何カット必要かを確認します。もし、社内報のデザインが確定していない場合は、どんなカットが必要かを考えていきましょう。

文字だらけの紙面では、誰も読みたくなくなりますので、社内報の写真の数は多い方が良いでしょう。

例えば、先ほども例に出した製品開発の取材ならば

・取材対象者
・製品

は絶対に必要でしょう。
枚数が必要な場合は、シチュエーションを変えてバリエーションを持たせる方法もあります。

また、アイデアノートなど開発に使用した小物、プロジェクトメンバーの集合写真などもあればいいかもしれません。(これらの撮影が必要となれば、取材時に私物や小物を持ってきていただいたり、その他のメンバーへの撮影協力のお願いとスケジューリングが別途必要になったりします)

カット数を考えて、事前に根回しをしておくことで、写真が足りないという事態を必ず防ぎましょう。

撮影時間短縮のため
構図を考えよう

撮影するものが決まれば、構図を考えていきます。撮影は、ただでさえ時間がかかるもの。取材現場で構図を考えていては、時間オーバーしてしまうのは避けられません。そこで、事前に構図を考えておきましょう。

人物写真となれば、

・立ち姿(正面、横振り)
・座り姿(正面、横振り)
・取材中の話をしている雰囲気(横振り、正面)
・取材時の話題のものとのショット

 (例えば、製品を持った姿、アイデアノートに書き込んでいる様子など

などが考えられるでしょう。

写真のスペースなども考慮して、必ず抑える構図を確定させ、そのカットを軸に撮影を行いましょう。あとは、時間の許す限り、様々なカットを抑えておけば完璧です。

人物以外では

・小物
・建物の外観
・部署がわかるもの
・業務スペース

なども抑えておくと臨場感が出て、記事の深みが増すでしょう。

ボツ写真を防ぐため、服装・身だしなみの指定とお願いをしよう

意外と盲点なのが、撮影対象者の服装や身だしなみです。当日の撮影の段階で、社内規定のヘルメットや付けるべきバッヂがなかったり、制服での撮影を想定していたのに、カジュアルデーということで、うっかり私服で出社されていたりといった事態は、よく起こります。
ですので、事前にどのような服装・身だしなみで撮影するかを広報担当者は考え、相手にお願いしておかなければなりません。

以下のポイントについて考えておきましょう。

・スーツか私服か
・ネクタイの有無
・シャツの色
・制服や作業着は必要か
・社員証やバッヂは必要か
・ヘルメット類は必要か

重要なことは、社内報に写真が掲載されたことで、取材対象者が不利益を被らないことです。ヘルメットをすべきエリアでヘルメットをしていなかったり、4人の取材対象者のうち、1人だけ社員証がなかったりといった写真が掲載されると、相手に迷惑がかかる可能性があります。そうならないように、事前にお願いをしておきましょう。

ただし、服装や身だしなみ、特に私服については非常にセンシティブで、下手をすればハラスメントにもつながる部分ですので、お願いの仕方には細心の注意を払わなければなりません。

意外な落とし穴!
撮影許可申請

ついつい忘れがちなのが、撮影許可の申請です。コンプライアンスやセキュリティの意識が高まり、社内撮影が自由にできない時代になっています。多くの会社で、撮影許可申請を行う必要があるでしょう。承認フローを再度確認し、早めに申請を行いましょう。

特に注意すべきは、自社以外での取材。撮影を行うことを先方に伝え、申請方法や禁止事項などを前もって伺っておき、適切な対応を前もって行いましょう。

自社以外での撮影について、私の失敗談を1つ。

社外での取材を行う際、「社内報の取材の際に、撮影を行いたいです」と事前に伝え、申請などもしっかり済ませていたのですが、なんと当日に撮影がNGに。話を聞くと、「カメラを持ち込んでの撮影は、さらに厳しい申請が必要」とのこと。つまり、先方のカメラを使っての撮影しか申請できていなかったのです。お借りしたのは非常に旧式のカメラで、画質が非常に荒いものでした。その際は、掲載枚数を増やすことで、画質の荒さを隠しました。

このケースでは、「カメラを持ち込んで」という点も伝えておかなければいけなかったと反省しました。「撮影許可を取れば、カメラの持ち込みも当然許可されたんだろう」と思い込んだのがいけませんでした。工場など機密エリアの多い場所での取材・撮影を行う際は、細かな部分まで詰めておくことをお勧めします。

チェックリストを使って
前日に必ず持ち物を確認しよう

最後に、当日の持ち物を確認しましょう。取材時は、下記のものを用意しておけばバッチリです!チェックリストにして、チェックを入れながら忘れ物をしないようにしましょう。

テープレコーダーとノートとペン
忘れものがないか前日に必ずチェックしましょう
・筆記用具
・ヒアリングシート(インタビューシート)
・ボイスレコーダー/ICレコーダー
・カメラ
・時計
・スマホ,PC,タブレット

筆記用具

時代はどれだけデジタルになっても、やはり筆記用具は取材の必須アイテム。取材時には、ポイントをノートに速記しながら、話を聞くことに集中しましょう(メモに集中し過ぎて相手を見ないのはNGです)。特に、聞きたかった内容を話してくれる瞬間にメモを取ると「その話が聞きたかったんです!」というメッセージにもなりますよ。

ヒアリングシート(インタビューシート)

ヒアリングシート(インタビューシート)も忘れずに! 当日はシートに沿って取材を進めていきましょう。追加で聞きたいことなどはシートに赤ペンなどでメモしておくとGOODです。
取材対象者に前もってヒアリングシートを渡している場合は、書き込んでくださっている場合もあります。その際は
・取材中にシートを読ませてもらう
・取材後にシートをもらう
のも有効です。

ボイスレコーダー/ICレコーダー

取材中に、相手が話していることの全てを、ノートに書いたり、パソコンに打ち込んだりすると、どうしても対話になりづらいです。取材本番は、話を聞くことに重きを置きつつ、細かな内容はボイスレコーダー(ICレコーダー)で後から確認するようにしましょう。録音する際は、必ず前もって相手の了承を得るようにします。

カメラ

撮影を行う場合は、必須のカメラ。充電できているか前日に確認しておきましょう。余裕があれば、SDカードなどのメモリーカードの予備も準備しておくと安心です。万が一、カードにエラーが発生して「記録できません」となると、撮影ができなくなる危険があるからです。

時計

予定時間をオーバーしないように、時計で確認しながら取材を行いましょう。

スマホ・PC・タブレット

取材の中では、様々な話題やキーワードが出るでしょう。中には、記事や写真を見ながらの方が、取材対象者も説明がしやすい場合もあります。そんな時にすぐ検索が行えるよう、スマホやPC、タブレットなどがあると便利です。
今の時代、スマホ1台あれば、ICレコーダーや時計、カメラの役割を果たしますし、筆記もできますし、ヒアリングシートも見られます。そういう意味では、スマホさえあればなんとかなります。ただ、人によっては、取材者がスマホやPCを取材中に使用することに違和感を覚えるケースも0ではないので、相手の反応や雰囲気を見て判断しましょう。使用する際には「ちょっと文明の利器を使わせてもらいますね」などと一言添えてみるのもいいかもしれません。また、写真撮影はやはりスマホのみの撮影では安っぽさが出ます。1眼レフなどの専用のカメラを使用する方が「取材感」が出せます。

いかがでしたでしょうか。取材前にどれだけ準備をしておくかに、社内報取材の成否はかかっています。ぜひ参考にしてみてください。

筆者A・W:コピーライターとして、様々な企業の社内報の制作に携わること10年以上。インタビュー取材・原稿作成にとどまらず、写真撮影や紙面構成、企画立案、ディレクションまで幅広くこなす。企業の広報部に在籍し、内部での社内報制作の経験あり。外部の制作会社側、内部の広報担当側、両方の立場を知る、社内報制作のスペシャリスト。

【社内報の取材】ライターに外注する際の準備もご覧ください。

おわりに

アワードでは各種取材や原稿作成を承ります。教育広報分野では年間20校以上の大学案内の取材と執筆を行い、企業広報でも新卒サイトの取材・執筆企画、社内報の制作などで実績を積み上げています。Web原稿では一般記事原稿とともにSEOライティングもサポート。また、首都圏、東海圏、関西圏、九州圏でライターネットワークを構築していますので全国的な対応も可能となっています。広報ツール、社内報作成でのお困りごとがございましたら、下記のお問い合わせからお気軽にご連絡ください。

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